书信在日常生活及社会事务的处理中，占一定地位。书信作为外事交往的一种重要媒介，仍是我国同世界各国进行友好交往，开展对外贸易，交流情况，沟通思想，增进友谊的主要途径。当然，这仅指一般事务性信件而言。至于书信作为一种社交手段，更是我们日常生活中相互联系的必不可少的一部分。因此，了解书信的书写要求，并认真地写好，就显得十分必要了。
书信是书面的语言，它起着代言的作用。任何一封简单的书信，都能反映出写信人的思想认识、文化水平和处事态度，都会给人们一种深刻的印象和影响，尤其是涉外书信，由于其本身的特定作用，在外事活动、出国留学、文化交流和贸易往来中，政策问题、业务问题以及方法问题又处于十分重要的地位。因此，书信不仅能够体现出我国的对外政策，也直接关系到我国的政治声誉。所以，要正确有效地处理好这些问题，除了加强本身的学习外，还要有严肃认真的工作态度，这是写好英文书信的基本要求之一。
当然，写好各种英文书信，并非轻而易举。这不仅要求我们具备较坚实的语言基础，还要求我们了解英文书信的书写格式和行文要求，并在实际工作中，不断地认真实践。只有这样，我们才能写好英文书信，发挥其应有的作用。
现将英文书信的概况，以及书写方法、行文风格等具体要求，分别介绍如下。
（一）英文书信的种类 (The Kinds of English Letters)
英文书信大致可分为事务信件（Business Letters）和私人信件(Private Letters)两大类。
由于英文书信涉及面广，用途极为广泛，根据不同的作用和用途，还可细分为社交书信（Social Letters）, 私人信件(Private Letters) 以及一些既属于事务书信又属于私人书信的专门书信（Special Letters）和其他书信(Other Letters), 如表扬信（Letter of Commendation）、感谢信(Letter of Thanks) 等。 值得指出的事，近年来在社会事务和对外贸易函件的处理中，非正式事务性函件(Informal Business Letters) 已被越来越多地使用。
（二）英文书信的格式 （The Forms of English Letters）
英文书信，尤其是事务性信件，其书写格式与汉语不尽相同，或者说完全不同。一般来说，英文书信的格式可以分为四种: 并列式/全封式(Blocked Form/ Full-block Format)、 斜列式/全缩式(Indented Form/ Fully Indented
Style) 、折衷式/混合式/缩入式（Modified Form / Indented Style）和半封式（Semi-blocked Style/ Semi-block Format）
并列式/全封式 (Blocked Form/ Full-block Format)
并列式亦称全封式，要求信头、收信人地址、称呼和正文（包括每段起行）均上下对齐。如果使用印有信头的信笺，发信日期就要移至左边，齐头写起。由于并列式左边上下齐头，便于打字，故常用于商业信件或正式信函。这些信函多半写给不认识的人，如日常所说的询问信、申请信和投诉信等。（见例1）
