同学、战友聚会，一般是由几个热心的组织者发起，再以口头形式（最常用的是电话）通知到每个人。口头通知具有简单、快捷、效率高等特点，但略显随意、不够庄重，聚会的意义及有关事宜也难以表达得准确无误，往往经几次转述后，还可能出现重大误差。特别是组织者的情感和良苦用心更难以很好地传达给每一个人。如能以书面形式（或口头与书面并用）来传达聚会信息，即给每一个被邀请者发一封正式的“聚会邀请函”（邮寄、传真或网络发送），这将不仅会使聚会本身变得正规而隆重，而且会使每个“受邀请者”获得“被尊重感”，同时他们还会从“聚会邀请函”中感受到浓浓的（同学或战友）情谊、获得有关聚会的准确信息（时间、地点、经费及应做的准备工作等）。他们还可能通过阅读“聚会邀请函”而增加“认同感”和“归属感”（引起怀旧情绪、缩短心理距离），进而产生“一定前往”之愿望。可见，一封感人的“聚会邀请函”，其功用往往超出了一般应用文的范畴，因为它常给人以美的享受和心灵的慰藉。
一、“聚会邀请函”的写法
“聚会邀请函”即同学、战友等聚会前，由聚会的组织者撰写并发送给每个被邀请者的书面材料（或电子信函）。从内容和表达方式上看，它当属信函类。从实际应用范围看，它兼有请柬和信函的功用特征。但它与一般“请柬”或“通知”不同，其显著区别在于：“聚会邀请函”的内容丰富、饱含情感，且容量较大、表达方式灵活多样（如叙述、抒情、说明等）。“聚会邀请函”的主体结构、写法与一般书信类似，主要有标题、称谓、正文和署名等几大部分组成。
常见标题形式是“几个限定词”＋“聚会邀请函”。如“＊＊团70年＊＊籍老兵聚会邀请函”、“＊＊学院＊＊级＊＊系同学聚会邀请函”。
正文内容应包括：
1、开头委婉表达聚会的意义，巧妙说服；鼓动同学或战友积极参加聚会并发出邀请；
2、计划安排准确简明地告知聚会的时间、地点、活动内容、行程安排，并说明参加者需注意的事项、应交的费用、应做的准备等。当然，计划安排、强调事项也可列表（作为附件）附后；
3、结尾呼应开头、再次邀请。
二、写“聚会邀请函”应考试以下几个因素
1、符合多数心理，体现共同性同学、战友曾有着相似的经历、共同的往事，这些能唤起多数人美好的回忆，它是聚会的情感基础。故“聚会邀请函”中“邀请”及“意义”部分的文字应体现并利用这个基础。当然文字必须简明朴素、自然感人，尽力达到“虽寥寥数语，却溢满真情”的效果。目的是激起大家的兴致对往事的美好回忆、对即将实现的聚会产生期待和憧憬、进而萌动出积极参与的愿望。因为，对大多数人而言，这种聚会之所以具有吸引力、能使那么多的青年、中年、甚至老年人从纷繁芜杂的事务里抽身前往，就是因为参与者本身想在聚会中“找到过去”。这就是“共同性”，也即聚会的“引力”所在。所以写作“聚会邀请函”必须抓住并体现这一“共同性”。
2、考虑时世变迁，注意层次性时间推移、时世变迁，当年的同窗、战友，今日已各奔东西，都在为各自的事业、家庭忙碌着，而且境况也大不相同：有的事业发达、成果卓著；有的中年下岗、生活艰难；而多数则是平常的“普通人”。正因为这种差异的存在，所以他们对聚会的态度也不一样：除积极参加者外，不屑一顾者有之，羞于前往而有意躲避者亦有之。作为组织者，当然应坦诚相邀、尽量鼓动更多的人参加活动。因此“聚会邀请函”在用语、计划、预算上应充分考虑到这些因素。
3、照顾特殊性，注意性格差异因是同学或战友，故对被邀请者的性格有一定了解。对于一些特殊的人应采取特殊的激励、促进办法。可考虑：除通用内容外，可酌情增加针对某人（或提及某人）的专项文字。如对一些成功专题范文>成功人士、杰出人物、性格孤僻的失意者或有自卑倾向的人，可以把他们列在“工作组”名单里，以鼓励和促使他们积极参与。
