(二)要善于表达。语言表达能力是办公室工作人员的必备素质。说话时要内容条理清晰,言辞合乎身份,语气张弛得体,最大限度地达到说的目的,特别是对经手的每项工作一定要问明白,问准确,传达清楚,汇报清楚。平时我们的对外性工作比较多,参与的活动也比较多,这样我们代表的不仅仅是自己了,也是代表单位的形象。什么情况下说什么话,无论是对上领导、还是对下的群众说话时候要实在,不要花言巧语,要简明,不要模糊不清,要谦虚,不要“摆架子”。这样才能达到说话的目的,把你要表达的事情表诉清楚,让听你说的人感到舒服,这样才能使工作顺利的开展。
(三)要谨慎细致。要一步三回头,办完回头看看,多检查几遍,重要的活动模拟一遍,办事办会做到滴水不露,天衣无缝。很多问题出之不细,位的窗口,我们一句不经意的话,可能会引起来访者的反感;一个错误的标点,可能会使整句话的意思变了味;一个电话打不到,就能让一个会议拖后;一个烟头扔在地上,就让我们的整体形象大打折扣。因此,我们应该要求自己用一丝不苟,细致谨慎,精益求精的精神去做好我们的工作。
三、加强自身建设,提高综合能力
为了提高办公室的服务能力和水平,我们在提高业务能力的同时,还要重视自身素质修养的提高。要提高自身素质就要有四种意识:
(一)要有奉献意识。办公室的工作比较辛苦,没有奉献精神是搞不好服务的。要认识岗位之重要,珍惜岗位之不易,要有一种为了党和人民的事业以奋斗为本,以奉献为荣,以建功为乐的思想境界,多比吃苦奉献,少比阔气享乐;多比工作绩效,少比生活待遇;多比服务质量高低,少比个人升迁快慢,在奉献中体现价值,在忙碌中享受生活,在艰辛中体验快乐。我举个爱岗奉献的例子,这个人是我们办公系统的典范,他就是中共黑龙江省委政策研究室信息组组长葛小平同志。葛小平同志敬业奉献,在省委政研室工作18年,在政研岗位一干就是14年,工作第一,事业第一,是他人生的主旋律,他不计名、不图利,勤勤恳恳,无怨无悔的踏实工作,体现了一个共产党员对党的事业的无限忠诚。在省委收发室的“工作人员节假日加班登记薄”上,几乎每一页都写有葛小平的名字,从1995年到XX年的7年中,葛小平的双休日都是在办公室度过的。XX年,葛小平同志到省政府驻京办协调信息交换、微机联网工作,他知道政研室经费紧张,为了节省经费,他不乘飞机坐火车,早上到京,白天协调工作,晚上就乘火车返回哈尔滨,他妹妹在北京工作,兄妹十多年未见面,他都没去看一看。政研室为了缓解老处长们的工作压力,按照省直机关工委的要求,安排他们到黄山休假,葛小平怕影响工作,说什么也不去,最后,政研室主任对他下了命令,他才不得不把工作交给别人。这是葛小平在他调入省委政研室后,唯一一次离开他的岗位。我们要学习葛小平同志的勤勤恳恳,无怨无悔、踏实工作的精神,要做到xx同志对秘书工作要求那样“勤勤恳恳,兢兢业业,不计名利,不讲价钱,无私奉献,甘当无名英雄”。