一、主要做法
1、合理分类。我们将所有的档案资料分为9大类，即直属单位、国办福利机构、民办福利机构、福利企业、殡葬管理、救助管理、政策文件、项目建设和专项工作。以上9类中，前6类中每一个子类都是一个具体的单位。如，直属单位中的**市社会福利院、**市救助管理站……国办福利机构中的长阳县社会福利院……每一个子类就是一个卷宗，主要保存该单位的工作情况资料、规章制度、得奖情况和上级对其指导检查的情况等。比如，年度工作报告、民政局对其进行安全检查记录、单位负责人学习考察情况等。第7类政策文件，其内容就是该项工作的政策法规，包括28个子类，有福利机构、收养登记、救助管理（含未保中心）、重生行动、社会联动、计划生育、殡葬管理、明天计划、星光计划、阳光行动、福利企业、养老服务社会化、假肢修配、蓝天计划、本局文件、城市定救、儿童福利（含儿童维权）、“三无”入院、综合文件、争取资金和外地经验，同时为了便于查找，将来信来访、议案提案、课题调研、上报材料、宣传稿件、信息化建设、民政简报归为政策文件中。第8类是项目建设，是在建的项目资料，一个项目设一个专卷，比如，在建的儿童福利院蓝天计划项目、救助站（未保中心）项目等。第9类专项工作，一个年度整理一次，一项工作为一个专卷，比如某年度的明天计划、星光计划等。
2、收发登记。对收到的文件和本级下发的文件，按上述分类标准归档录入。收文录入的内容包括收文时间、发文单位、文件标题、文号、目录号和案卷题名；发文录入的内容包括发文时间、文号、文件标题、签发人、目录号、案卷题名、主送单位和抄送单位。目录号就是分类中的大类，如直属单位，福利企业等，案卷题名就是大类下面的子类，如，直属单位中的**市殡葬管理所。收（发）文登记录入是录入到电脑的excel表中，保存在本科室的共享文件夹下面，科室的每位同志都可以通过excel程序提供的搜索功能，找到某文件的目录号和案卷号，从而快速地找到该文件。比如，拟找民政厅下发的“关于召开救助管理工作经验交流会暨救助管理站站长培训班的通知”。通过搜索，查到了文件的目录号是“政策文件”，案卷号是“救助管理”，我们就知道了此文件在政策文件中的救助管理专卷中，马上就可以拿出这份文件。当然，还可以通过excel透视表做一些简单位的统计。比如，政策文件共发文多少，政策文件中关于殡葬管理的发文有多少，收到民政厅的关于救助管理的文件有多少等。
3、编制目录。对于收（发）文录入，我们是按照年度进行录入的，即一个年度为一个文件名，每个大类（目录号）下面的子类（案卷题名）中保存有哪些文件。同时，我们还建立了一份“卷内文件目录”，卷内文件目录也是录入到excel表中，表格中的工作表标签按照分类中的大类命名，即标签名为直属单位、国办福利机构……，对于分类中的前8类表格中录入文件名、目录号（大类名）、案卷题名（子类名）、备注等内容。对于第9类即专项工作，立为专卷，录入内容有文号、责任者、题名、日期、页码和备注，专卷整理后装订成册，作为工作中的资料备查。如我们有某年度星光计划专卷、明天计划专卷、地震孤儿收养专卷等。卷内文件目录中录入了所有档案资料的目录内容，通过excel表格提供的搜索功能，可找到需查找的文件。如，在卷内文件目录中查找《**市民政局关于国家电网公司捐赠“爱心助老基金”专款使用情况的报告》，其搜索结果为在标签名为《“爱心助老基金”国家电网公司捐赠专款使用情况》专卷中的第一页，当然很容易找到这份文件。，，
另外，我们还制作了《报送资料登记表》，对科室发出去的文件的报送时间、题名、接收单位、签收人进行登记。《传真记录》和《重要电话记录》对接（打）传真和电话进行记载。
二、几点体会
1、节约了人力物力。通过现在的档案管理方法，我们在没有增加任何投入的情况下，很容易找到所需的文件，不会浪费工作时间去资料；每份文件都只需保存一份，科室的工作人员不用每个人去复印一份而浪费纸张。
2、提高了服务质量。社会福利和社会事务工作需接待大量咨询人员，此管理方法能迅速地查找到咨询人所需的资料；为同类单位提供资料借鉴也是提高服务质量的表现。如，我市各地都在兴建福利院，福利院的项目申报是大同小异，我们为后申报的单位提供借鉴先申报单位的资料。
3、有助于掌握政策。在政策文件中的每一个案卷题名（子类）卷宗中，保存的是一个专项工作的政策文件，即使是一个新手，只要掌握了该卷的文件，就基本掌握了该项工作的基本要求，掌握了政策文件下面的20多个子类也就掌握了社会福利和社会事务工作的全部政策。
4、明确了管理责任。每收一份文件都进行了登记，有助于增强我们工作的责任心；我们对各单位安全检查的现场记录归到该单位的档案中，明确了安全管理责任；签收人在我们的《报送材料登记表》中签字后，再不会找我们索要相同的资料，签收人增强了工作责任心。
